Technische Dokumentation nach Maschinenverordnung: Was muss rein?

Ab dem 20. Januar 2027 löst die neue Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 die bisherige Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab. Für Hersteller ändert sich damit auch, was in die technische Dokumentation gehört – insbesondere bei Maschinen mit Software oder digitalen Sicherheitsfunktionen. Wer erst zum Stichtag mit der Umstellung beginnt, gerät leicht in Zeitdruck, denn die Dokumentation entsteht nicht am Ende der Entwicklung, sondern begleitet sie von Anfang an.

Die rechtliche Grundlage: Anhang IV der Maschinenverordnung

Die Pflicht zur technischen Dokumentation ergibt sich aus Anhang IV der Maschinenverordnung. Er unterscheidet zwei Fälle:

• Teil A gilt für vollständige Maschinen und dazugehörige Produkte. Auf dieser Grundlage stellen Hersteller die EU-Konformitätserklärung aus.
• Teil B gilt für unvollständige Maschinen – etwa Baugruppen, die erst beim Kunden in eine Gesamtanlage eingebaut werden. Hier führt die Dokumentation zur EU-Einbauerklärung statt zur Konformitätserklärung.

Beide Regime verfolgen denselben Zweck: Anhand der Unterlagen muss sich nachvollziehen lassen, dass die Maschine die grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen aus Anhang III erfüllt – und mit welchen Mitteln der Hersteller das sichergestellt hat.

Was die technischen Unterlagen enthalten müssen

Für vollständige Maschinen verlangt Anhang IV Teil A im Kern folgende Bestandteile:

• eine allgemeine Beschreibung der Maschine
• die Unterlagen zur Risikobeurteilung: welches Verfahren angewendet wurde, welche Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen einschlägig sind und wie sie erfüllt wurden, einschließlich verbleibender Restrisiken
• Übersichtszeichnungen, Schaltpläne der Steuerkreise sowie die Erläuterungen, die zum Verständnis von Konstruktion und Funktionsweise nötig sind
• vollständige Detailzeichnungen, Berechnungen und Prüfberichte
• Referenzen der angewendeten harmonisierten Normen oder sonstigen technischen Spezifikationen – wurde eine Norm nur teilweise angewendet, muss das explizit angegeben werden
• eine Beschreibung der Maßnahmen, mit denen der Hersteller während der laufenden Fertigung die Konformität jeder produzierten Maschine sicherstellt
• ein Exemplar der Betriebsanleitung

Bei Maschinen mit sicherheitsrelevanter Software geht die Verordnung über die bisherige Praxis hinaus: Software gilt ausdrücklich als Sicherheitsbauteil, und die Dokumentation muss so detailliert sein, dass zuständige Behörden auf begründeten Antrag auch Einblick in Quellcode oder Programmierlogik erhalten können, wenn dies zur Prüfung der Konformität erforderlich ist. Für Produkte mit digitalen Elementen lohnt sich hier ein Blick auf die Anforderungen des Cyber Resilience Act, da beide Regelwerke bei vernetzten Maschinen parallel greifen können.

Für unvollständige Maschinen sieht Anhang IV Teil B einen entsprechend angepassten, aber inhaltlich reduzierten Katalog vor – zugeschnitten darauf, dass hier keine vollständige Konformitätsbewertung, sondern nur der Nachweis der erfüllten Teilanforderungen erfolgt.

Aufbewahrung, Sprache und Vorlagepflicht

Drei praktische Punkte werden in der Praxis häufig unterschätzt:

• Aufbewahrungsfrist: Die technischen Unterlagen müssen mindestens zehn Jahre nach Inverkehrbringen der letzten Einheit vorgehalten werden – unabhängig davon, ob das Produkt zwischenzeitlich vom Markt genommen wurde.
• Sprache: Bei Herstellern außerhalb der EU muss die Dokumentation nicht zwingend physisch in der EU liegen, aber in einer EU-Sprache vorliegen und der verantwortlichen Person in der EU innerhalb angemessener Frist zugänglich sein.
• Vorlagepflicht: Marktüberwachungsbehörden können die Unterlagen jederzeit anfordern; sie müssen dann innerhalb einer angemessenen Frist bereitgestellt werden.

Wer diese drei Punkte erst im Bedarfsfall organisiert, verliert wertvolle Zeit in einer Marktüberwachungsprüfung.

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

Der Umfang von Anhang IV wirkt auf den ersten Blick wie eine reine Formalie – tatsächlich verlangt er eine durchgängige, konsistente Verbindung aus Risikobeurteilung, Konstruktionsunterlagen, Prüfnachweisen und Bedienungsanleitung. Gerade bei Maschinen mit Software wächst der Dokumentationsaufwand spürbar, weil Versionsstände, Sicherheitsfunktionen und im Zweifel auch Quellcode nachvollziehbar bleiben müssen. Ob und in welchem Umfang das für Ihr Produkt zutrifft, hängt von der jeweiligen Maschinenkategorie und ihrer Einstufung nach Anhang I ab. Einen Überblick über alle Umstellungsschritte bis zum 20. Januar 2027 – von der Bestandsaufnahme bis zu den Dokumenten – bietet unsere Umstellungs-Checkliste zur Maschinenverordnung (PDF).

Normativo begleitet Sie durch diesen gesamten Prozess und übernimmt auf Wunsch die komplette technische Dokumentation – von der Risikobeurteilung über die Konformitätserklärung bis zur Betriebsanleitung – aus einer Hand, sodass alle Dokumente konsistent zueinander sind. In einem unverbindlichen Beratungsgespräch ordnen wir gemeinsam ein, welche Anforderungen für Ihre Maschine konkret gelten.